Overstappen op SharePoint

Een goed artikel die duidelijk aangeeft wat er kan spelen rondom het overstappen op SharePoint

Bron : http://www.infoworld.nl/web/Artikel/Overstappen-op-Sharepoint.htm?page=1
door: Kim Loohuis
5 augustus 2009 – Collaboration

Amsterdam RAI is vorig jaar begonnen een deel van zijn systemen te vervangen door Sharepoint om meer standaardisatie in zijn webomgeving te brengen. Het project was in handen van Rob Schouten, Manager ICT RAI, Kristian Hustinx, projectmanager Sharepoint bij RAI, en Danny Burlage, technisch directeur van Wortell, dat de implementatie verzorgde.

Kristian Hustinx: “We hadden een landschap met allemaal verschillende webapplicaties die aan elkaar geknoopt waren en allemaal verschillende bouwers kenden. Ook draaide er veel maatwerk dat we zelf hadden gebouwd.” Na een strategische ICT-audit kreeg Amsterdam RAI het advies meer vanuit architectuur te denken en kritisch te kijken naar het vele maatwerk. De wens ontstond om tot twee standaardoplossingen te komen, één voor het administratieve domein en één voor het webdomein. Hustinx: “We hebben onderzocht wat we in huis hadden en hoe dat werd ondersteund. Vervolgens hebben we bekeken welke systemen in de markt aansloten op onze wens om er zoveel mogelijk in te stoppen. Op deze wens sloot Sharepoint het beste aan.”

Omdat Sharepoint wel een cms in zich heeft, maar geen dedicated content management systeem is, werd hier en daar wat verlies van functionaliteit geconstateerd. Rob Schouten: “We hebben de afweging gemaakt om met een geïntegreerd systeem te werken, en vanuit onze wens om meer te standaardiseren vonden we Sharepoint in ons geval prima functioneren.”

Budget

Het project zou een budget nodig hebben van een half miljoen euro, omdat ook de initiële aanschaf van hardware en licenties nog moest plaatsvinden. Toen het platform neergezet was en het eerste project erop draaide, was er iets meer dan vier ton uitgegeven. “We hebben van tevoren besloten dat vervanging volgens een groeimodel zou plaatsvinden,” zegt Schouten. “Bij de board heb ik aangegeven dat er voor de extra zaken na de opzet van het platform extra budget nodig zou zijn.” Op dit moment zijn zo’n tien van de veertig beurzensites overgezet naar Sharepoint. De rest moet in ieder geval voor het einde van dit jaar overgaan. Dan zijn alleen de vijf websites van internationale titels nog niet over. “Die zijn in een ander systeem gebouwd dan de rest van de beurssites,” legt Hustinx uit. “Er zit functionaliteit in die herbouwd moet worden en dat kost in verhouding zoveel tijd dat we het uit het project hebben getrokken. Bovendien moet daar eerst budget voor gecreëerd worden. Dit vervolgtraject wordt afgerond in 2010.”

Kennis beter verdeeld

Het voordeel van Sharepoint zit in de kennis die zowel in de markt als in Amsterdam RAI aanwezig is, vindt Schouten. “Voorheen hadden we één persoon die alles wist van de beurzensites, maar als die met vakantie was, dan werd het lastig. Met Sharepoint is de kennis beter verdeeld.” In de late zomer van 2007 startte Amsterdam RAI met een pilotproject dat werd uitgevoerd door een bestaande leverancier. Er werd niet alleen naar de technologische haalbaarheid gekeken, maar ook naar de gebruikersorganisatie. “Dat viel allemaal positief uit, dus toen hebben we een RFP (request for proposal – een offerte-aanvraag, red.) uitgezet. Daaruit kwam Wortell als implementatiepartner naar voren,” zegt Hustinx. In maart 2008 werd het project gestart. “We zijn het functioneel ontwerp gaan schrijven,” zegt Danny Burlage, die als functioneel architect bij het project betrokken was. “Vervolgens het technisch ontwerp en daarna zijn we de realisatiefase in gegaan.” Rond november vorig jaar kon Hustinx het projectboek sluiten. Het platform Sharepoint stond, daarbovenop waren twee sites gerealiseerd. Vervolgens werd gestart met het migreren van de overige beurzensites.

Hergebruik van functionaliteit

“We zijn in het project binnen de tijd gebleven die we van tevoren bedacht hadden, maar de functionele inrichting, het overzetten van de websites, heeft wel wat meer tijd gekost,” aldus Hustinx. De voornaamste reden daarvoor is dat mensen het nieuwe systeem in hun vingers moeten krijgen. Rob Schouten: “Het nadeel is dat wij niet één eindklant hebben. Voor iedere website hebben we een aparte eindklant, namelijk de beursmanager van die beurs. Hij is verantwoordelijk voor de titel en heeft zelf ideeën over hoe zijn website eruit zou moeten zien en wat erop moet. De een wil vliegende plaatjes en de andere wil een bepaald lettertype, terwijl wij als RAI ook een stukje uniformiteit willen uitstralen.” In die zin wordt de beursmanager beperkt. “Het is de uitdaging om daarin de middenweg te vinden.” Hustinx: “Het voordeel van de standaardisatie vind ik dat je nu maar over twee zaken hoeft na te denken: past het in het ene systeem of pas het in het andere systeem? Meer keuzes zijn er niet. Daarnaast merken we dat naarmate de tijd verstrijkt, de acceptatie groeit en mensen meer gaan nadenken over oplossingen die in het systeem zouden passen. Vanuit de directie is budget ook belangrijk, op lange termijn hoef je in verhouding nu minder kosten te maken.” Burlage vult aan: “Ook het hergebruik van functionaliteit binnen Sharepoint is een belangrijk voordeel.”

Weerstand

Toch werd er ook weerstand ontmoet tijdens de implementatie. Die zat vooral in de verwachtingen die de beursmanagers hadden. “Qua vormgeving hadden zij toch iets anders verwacht dan wij opgeleverd hebben, hoewel dat ook sterk met smaak te maken heeft,” zegt Hustinx. Burlage: “En natuurlijk zijn er altijd projectspecifieke zaken die je tegenkomt en die bij ieder project spelen. We hebben gekozen voor een heel vast stramien om ervoor te zorgen dat een nieuwe beurssite snel in de lucht gebracht kan worden. Het is mogelijk om bovenop Sharepoint maatwerk te maken, maar dan is de vraag waarom je kiest voor standaardisatie.” Een van de technische problemen die Amsterdam RAI tegenkwam bij de implementatie was dat iedere sessie die werd geopend, open bleef staan. Burlage: “Op een gegeven moment stonden er zoveel sessies open dat de server dacht dat hij gehackt werd en ermee ophield. Door het component te analyseren dat ervoor moet zorgen dat sessies automatisch worden afgesloten, hebben we dit specifieke probleem eruit weten te programmeren.”

ERP-systeem vervangen

Gelijktijdig met de implementatie van Sharepoint als presentatielaag voor de beurssites, werd het bestaande ERP-systeem vervangen door EBMS, het ‘event business management systeem’. Dat traject loopt nog. Hustinx: “Sharepoint en EBMS moeten ook op elkaar gaan aansluiten, want alle data die in het ERP-systeem wordt vastgelegd, zoals bijvoorbeeld deelnemerslijsten voor een bepaalde beurs, willen we ook in de website kunnen tonen. Die integratie moet nog gerealiseerd worden.”

De les die Hustinx uit het project heeft getrokken is dat er een goede overweging moet worden gemaakt waarvoor een bedrijf Sharepoint wil inzetten. Daarnaast moet het project worden opgeknipt in hapklare brokken. “Wanneer alles tegelijk gedaan moet worden, is er het risico dat zaken half worden gedaan.” Schouten wil andere ondernemingen als tip meegeven te letten op wildgroei in Sharepoint. “Er is zoveel mogelijk met het systeem dat het risico bestaat dat er van alles gebouwd gaat worden. Dan ontstaat er een mooie wolk, maar als je daar een keer met een naald in prikt, ploft hij. Maak keuzes.”

Toekomst

De websites van de verschillende beurzen die in Amsterdam RAI plaatsvinden moeten eind van dit jaar overgezet zijn naar Sharepoint. Nu wordt de focus verlegd naar het intranet. Hustinx: “We kijken hoe we de zaken gaan organiseren. Dat is een leuke uitdaging, want er moet worden besloten hoe de rollen en verantwoordelijkheden over de mensen binnen het bedrijf worden verdeeld. Daarnaast speelt de vraag hoe informatie die intern opgeslagen wordt, gedeeld kan worden met derden zoals leveranciers en organisatoren. We moeten iedere keer bekijken of we dat in Sharepoint of EBMS gaan doen. Dat zijn de zaken die voor de nabije toekomst op de rol staan.”